Atención a la centralita tomando nota de cualquier mensaje y comunicarlo con la mayor brevedad posible (llamadas internas y externas).
Atención, orientación e información inicial a las personas que accedan al edificio. Esta atención deberá hacerse con cortesía, diligencia y confidencialidad, y sin que tengan que soportar esperas no justificadas
Registro e identificación de las personas externas.
Control de acceso y interno de visita.
Control y recepción de diarios y revistas.
Funciones de envío y recepción de documentación de empresas de mensajería. La recepción de paquetes y documentación destinados a los distintos departamentos de la empresa o entidades del edificio. El envío de paquetes y documentación.
Gestión de las solicitudes, pedidos y entrega de albaranes de diferentes suministradores de mensajería, catering, vending, reciclaje y otros similares. Los seguimientos de los envíos especificados anteriormente, con recepción y custodia de albaranes.
Apoyo en las actuaciones descritas en el plan de autoprotección del Edificio, como por ejemplo poner los botiquines a disposición del equipo de emergencias.
Realización de la encuadernación de documentos de pequeño volumen, utilizando el material y la maquinaria existente.
Distribución del papel para las impresoras ubicadas en las plantas.
Adicionalmente a la recepción de visitas quizás necesario la asistencia y apoyo a eventos en tareas de recepción de asistentes.
Apoyo al registro oficial de entradas y salidas de la documentación administrativa, entregando la documentación al responsable para su tramitación.
Otras tareas propias de la recepción
Gestión e información sobre el plan de evacuación del edificio
Acompañamiento visitas - sala de reuniones, sector etc.
Entrega material de oficina - pequeño stock recepción
Apoyo logístico de eventos
Distribución de papel de las impresoras por plantas
Orden y revisión tabla de reprografía (por plantas)
Avisos de incidencia de limpieza
Comprobación CAE en la BBDD de los proveedores
Gestión de botiquines y kits menstruales
Adecuación de salas y espacios comunes
Elaboración cartelería
Modificación centralita virtual
Gestión de pedidos de material de oficina, control y validación de facturación
Reserva de salas, gestión del archivo, encuadernación
Asistencia actividades (administrativas)
Actualización semanal de la documentación de la intranet
Comunicación vía telefónica o megafonía (aparcamiento, evacuación)
Recogida de información del nivel de satisfacción
REQUISITOS:
FORMACIÓN MÍNIMA DE CICLO FORMATIVO MEDIO EN LAS RAMAS ADMINISTRATIVAS O COMERCIALES.
Catalán y castellano hablado y escrito, nivel nativo. Se requerirá nivel C o conocimientos suficientes para desarrollar correctamente tareas de atención, información y comunicación de forma fluida y adecuada en lengua catalana.
Nivel B2 de inglés o certificado de la Escuela Oficial de Idiomas que acredite un nivel similar.
